Gérer ses factures

Marche à suivre pour mettre en place des automatismes liés au factures

Créer un type de document

Rendez-vous dans l'onglet Type de document de paperless et créer un nouveau type de document.

Donnez lui le nom "Facture" et définissez son algorithme de rapprochement en "Un des mots".

Ici. j'utilise des mots se retrouvant souvent exclusivement sur une facture :

"Numéro de facture" "N° de facture" "Date de facturation" "Date d’émission" "Adresse de facturation" "Conditions de paiement" "À payer avant le" "Montant total" "Total TTC"

J'évite d'utiliser des mots trop simple comme juste "Facture", qui est un mot pouvant apparaître dans un autre type de document.

Créer des champs personnalisés

Rendez-vous dans l'onglet Champs personnalisés et créez les champs de votre choix

Quelques exemples de champs personnalisés :

Créer un workflow

Rendez-vous dans l'onglet Workflow et créez un nouveau workflow

Déclencheurs

Deux déclencheur sont paramétrés, un lorsqu'un document est ajouté et détecté comme une facture, et un autre sur la mise à jour si le document n'a pas été détecté comme une.

Document ajouté

Document mis à jour

Action

Créez une action de type assignation et paramétrez l'affectation de plusieurs champs personnalisés

Résultats

A chaque fois qu'un document sera ajouté et détecté comme facture, trois champs personnalisés lui seront affectés.

Si le document n'est pas détecté comme une facture, les champs personnalisés seront ajoutés lorsque vous mettrez à jour le document pour préciser qu'il s'agit d'une facture.